מידע השמור ברשומה

המידע השמור ברשומה מתחלק לנתונים עצמם ולנתונים על הרשומה (מטה-נתונים).

נתונים

אלה הנתונים שמולאו בטופס הממוחשב.

ברשימת הרשומות, נתונים אלה מופיעים בעמודות שלאחר עמודות המטה-נתונים:

עמודות של נתונים

לכל טופס יש עמודות שונות, בהתאם לאלמנטים שבו.

נתונים על הרשומה (מטה-נתונים)

אלה נתונים שמייחסים למצב הרשומה, לפעולות שבוצעה עליה ע"י משתמשים (שמירה, שליחה, עריכה וכו') ולפעולות שבוצעו כתוצאה מפעולות אלה ע"י מערכת טפז (שליחה של הודעות דוא"ל ושמירה של מסמכים בארכיון).

ברשימת הרשומות, נתונים אלה מופיעים בעמודות הראשונות:

עמודות של מטה-נתונים

  • שם הטופס ו-מזהה ייחודי של הטופס: אלה השם והמזהה הייחודי של הטופס שהרשומה שייכת לו. מכיוון שכל הרשומות ברשימה תמיד יהיו שייכות לאותו טופס זה אלה יהיו אותם ערכים עבור כל הרשומות. נתונים אלה שימושיים בעיקר כשמייצאים רשומות ממספר טפסים לקובצי אקסל ומאחדים את הדוחות.

  • מספר רשומה: המספר הסידורי של הרשומה, מבין כל הרשומות של הטופס. המספר ניתן לרשומה בעת היווצרה. מספרי הרשומה מתחילים מ-1 ולמשתמש אין אפשרות לשנות מספר זה.

  • מספר שליחה: המספר הסידורי של הרשומה, מבין כל הרשומות שנשלחו של הטופס. המספר ניתן לרשומה בעת שהיא נשלחת. לרשומה שטרם נשלחה, למשל רשומה שנשמרה כטיוטה, אין מספר שליחה. מספרי השליחה מתחילים מ-1 ולמשתמש אין אפשרות לשנות מספר זה.

  • סטטוס: הסטטוס של הרשומה מייצג את השלב בו היא נמצאת בתהליך המילוי. בתהליך העבודה הבסיסי, המשתמש פותח את הקישור לטופס, ממלא את הנתונים הדרושים ושולח. פעולה זו תיצור רשומה עם ססטוס נשלחה. במידה והטופס מאפשר שמירה של הרשומה, לצורך הפסקת תהליך המילוי והמשך שלו בשלב מאוחר יותר, אז שמירת הרשומה כטיוטה תיצור רשומה עם ססטוס נשמרה. ניתן לעדכן את הרשומה ולשמור אותה מספר פעמים. הססטוס שלה יישאר נשמרה. כשלבסוף היא תשלח הסטטוס שלה ישתנה לנשלחה. לסיכום, סטטוס נשמרה מייצג רשומה שנמצאת בתהליך מילוי וסטטוס נשלחה מייצג רשומה שהמילוי שלה הסתיים. שני סטטוסים נוספים הם:

  • מזהה ייחודי: זהו מזהה ייחודי של הרשומה. המזהה הינו ייחודי בין כל הרשומות במערכת טפז.

  • נוצר: המועד (תאריך ושעה) בו הרשומה נוצרה. תאריך זה נשאר קבוע.

  • נערכה: המועד (תאריך ושעה) בו הרשומה בערכה לאחרונה. בניגוד לתאריך בו הרשומה נוצרה, תאריך זה משתנה כל פעם שהמידע ברשומה או הסטטוס שלה משתנים.

  • קישור לעריכת הרשומה (מצריך התחברות): זהו קישור להמשך עריכת הרשומה בממשק מילוי הטפסים. כדי להשתמש בקישור זה יש צורך להיות מחובר למערכת הניהול של טפז ושלמשתמש יהיו הרשאות לגשת לרשומה.

  • קישור לעריכת הרשומה: זהו קישור להמשך עריכת הרשומה בממשק מילוי הטפסים. קישור זה אינו מצריך התחברות למערכת הניהול והוא כמו סיסמה. כלומר, כל מי שמחזיק בו יכול לגשת לרשומה. יש להדגיש שהגישה לרשומה מהקישור מתאפשרת רק עד שהרשומה נשלחה.

  • קישור לעריכת הרשומה: זהו קישור למסך הרשומה במערכת הניהול.

  • קישור להפעלת תבנית: עבור רשומה שהיא תבנית, זה זה יהיה הקישור להתחלה של רשומה חדשה על בסיס הנתנונים השמורים בתבנית. עבור רשומה שאינה תבנית ערך זה יהיה ריק.

  • קישור מקוצר: עבור רשומה שהיא תבנית, זה יהיה הקישור המקוצר להפעלת התבנית. עבור רשומה שאינה תבנית ערך זה יהיה ריק.

תוצאות נמצאו עבור ""

    לא נמצאו תוצאות עבור ""